Die Teilen-Funktionen sowie die Möglichkeiten, Vor- und Nachteile

1. Link teilen

Mit der Funktion "Link teilen" (Abb. 1, Punkt 1 (Link teilen)) kann man über die Benutzeroberfläche einen oder auch mehrere generische Links erstellen und diese/n immer wieder kopieren und auf beliebigen Wegen (E-Mail, Chat, etc. ) anderen Personen zukommen lassen.
Für die erstellten Link-Freigaben kann man jeweils unterschiedliche Berechtigungen setzen. Diese gelten dann jeweils für den bearbeiteten Link. Links können von allen die den Link kennen jeweils weitergegeben werden.
Diese Option eignet sich insbesondere für Ordner und Dokumente, für die der Benutzerkreis nicht unbedingt definiert ist und die Weitergabe der Link-Freigabe gewünscht ist oder unbedenklich ist.

Abb. 2 - Name, E-Mail-Adresse oder Federated-Cloud ID …

Nach der Eingabe einer vollständigen, externen E-Mail-Adresse im Feld "Name, E-Mail-Adresse oder Federated-Cloud ID …" (Abb. 2, Punkt 2), werden Ihnen nun mehr Möglichkeiten angezeigt:

Abb. 2, Punkt 3: Link-Freigabe direkt per E-Mail versenden.
Analog zu den Link-Freigaben (Abb. 1, Punkt 1) werden mit dieser Funktion ebenfalls Links erstellt. Diese werden in der Nextcloud der E-Mail-Adresse zugeordnet und werden vom Nextcloud-Server direkt per E-Mail versendet. Auch wenn die Freigaben in Nextcloud der E-Mail-Adresse zugeordnet werden, kann der Empfänger der Link-Freigabe den Link mit Dritten teilen. Dies kann gewünscht sein. Für vertrauliche Ordner-Inhalte wäre diese Option jedoch nicht zu empfehlen.
Abb. 2, Punkt 4: Ordner-Freigabe an eine externe (vermutete) Nextcloud-Instanz.
Das Teilen mittels einer Federated-Cloud ID (in unserem Fall etwa y0123456@cloud.tu-braunschweig.de) steigert die Kontrolle über geteilte Ordner und Inhalte. Dies setzt jedoch eine laufende Nextcloud-Instanz auf Seiten der einzuladenden Person voraus. Ein Teilen der Ordner-Freigabe mit dritten, kann besser kontrolliert werden.
Abb. 2, Punkt 5: Ordner-Freigabe für einen Gast-Account.
Das Teilen mittels Gast-Konto gewährt Personen nicht nur einen eigenen Zugang zu unserer Nextcloud-Instanz, sondern erhöht analog zu "Abb. 2, Punkt 4: Ordner-Freigabe an eine externe (vermutete) Nextcloud-Instanz." ebenfalls die Kontrolle über die geteilten Inhalte. Ein Link kann nicht mit dritten geteilt werden.

(PS: Durch Weitergabe der Gastbenutzer-Daten, kann natürlich in jedem Fall der Ordner mit dritten geteilt werden.)

2. Gast-Konto erstellen

Mittels der Option [Gast einladen], kann jeder Nutzer mit GITZ-Kennung bzw. echtem Nextcloud-Konto (y0123456@cloud.tu-braunschweig.de) Gäste einladen. Nach klick auf [Gast einladen], gelangt man zu folgendem Formular:

Abb. 4 - Benutzer einladen und Freigabe erstellen

Hierbei sollte man den Namen setzen (Abb. 4, Punkt 1), die E-Mail-Adresse nochmal prüfen (Abb. 4, Punkt 2) und nach Klick auf [Benutzer einladen und Freigabe erstellen] (Abb. 4, Punkt 3) wird eine E-Mail versendet, mit der der Eingeladene seinen Gast-Account mit einem neuen Passwort freischalten kann.

PS: Gast-Accounts haben keine eigene Quota und arbeiten auf der Quota des Ordnerbesitzer-Accounts mit.

Mit einem Gast-Account, können Externe auch den lokal installierten Nextcloud-Client zur Einbindung auf eigenen Geräten verwenden. Dies ist bei geteilten Ordner-Links nicht möglich.
Zudem können Externe mit einem Gast-Account auch die Nextcloud-Anwendungen, wie z..B. Deck, Kollektive oder auch Formulare mitnutzen.